Política de cumplimiento

A efectos de la presente política, el término “Empresa” se refiere a cualquier persona o entidad involucrada en actividades comerciales y otras actividades económicas, ya sea con fines de lucro o no, incluyendo cualquier entidad controlada por una subdivisión territorial o estatal de la misma y que incluye una empresa matriz y sus subsidiarias controladas.

Parte I – Normas Anticorrupción

Artículo 1 – Prácticas Prohibidas

Las siguientes prácticas están estrictamente prohibidas, en cualquier momento y en cualquier forma, respecto a:

– un funcionario público a nivel local, nacional o internacional,

- un partido político, un funcionario de partido o un candidato a un cargo político, y

- un director, responsable o colaborador de una Empresa,

si estas prácticas están involucradas directa o indirectamente, incluso a través de Terceros:

1. Soborno es la donación, promesa, oferta, autorización o aceptación de cualquier ventaja pecuniaria indebida o de otro tipo a, por o para cualquiera de las personas enumeradas anteriormente o por cualquier otra persona con el objetivo de obtener o mantener un negocio u otra ventaja indebida, por ej., en relación con adjudicaciones de contratos de suministro públicos o privados, autorizaciones reglamentarias, impuestos, aduana, procedimientos judiciales y legislativos.

   El soborno a menudo incluye (i) devolver una parte del pago de un contrato a funcionarios públicos o del partido o colaboradores de la otra parte contratante, sus familiares cercanos, amigos o Socios Comerciales o (ii) utilizar intermediarios como agentes, subcontratados, consultores u otros Terceros para canalizar pagos a funcionarios públicos o del partido o colaboradores de la otra parte contratante, sus familiares cercanos, amigos o Socios Comerciales.

2. Extorsión o Solicitación es la exigencia de un soborno, aliada o no a una amenaza si se rechaza la solicitud. Las Empresas se opondrán a cualquier intento de extorsión o solicitación y se les insta a comunicar dichos intentos a través de los mecanismos de notificación formales o informales disponibles.

3. Tráfico de influencias es la oferta o solicitación de una ventaja indebida con el objetivo de ejercer una influencia inapropiada, real o supuesta a fin de obtener de un funcionario público una ventaja indebida para el instigador original del acto o para cualquier otra persona.

4. El Blanqueo de las prácticas de corrupción antedichas es ocultar o disfrazar el origen ilícito, la fuente, localización, disposición, movimiento o posesión de la propiedad, sabiendo que dicha propiedad deriva de un delito.

Artículo 2 – Terceros

Terceros sujetos al control o que determinan la influencia de la empresa, incluyendo pero no limitados a agentes, consultores de desarrollo comercial, representantes comerciales, agentes aduaneros, consultores generales, revendedores, subcontratados, franquiciados, abogados, contables o intermediarios similares, que actúan en nombre de la empresa en el contexto de marketing o ventas, negociación de contratos, obtención de licencias, visas u otras autorizaciones, o cualquier acción que beneficie a la empresa o como subcontratados en la cadena de suministro son instruidos a no involucrarse ni tolerar ningún acto de corrupción. La empresa no debe utilizarlos como vehículo para ninguna práctica de corrupción. La empresa debe contratarlos únicamente según proceda para la organización regular de los negocios de la Empresa y no debe pagarles una remuneración superior a la adecuada por sus servicios legítimos.

Parte II – Políticas Corporativas para Apoyar el Cumplimiento de las Normas Anticorrupción

Artículo 3 – Socios Comerciales

Los Socios Comerciales incluyen (i) Terceros y (ii) socios de emprendimientos y consorcios, así como contratantes y proveedores.

Los Laboratórios Basi esperan que todas las actividades realizadas por nuestros socios comerciales en nuestro nombre cumplan con nuestras políticas y, en cada caso, propondremos un acuerdo por escrito informándole sobre nuestras políticas anticorrupción y un compromiso del socio de no involucrar en ninguna práctica corrupta, permitiendo a los Laboratórios Basi solicitar una auditoría de los libros y registros contables del Tercero por un auditor independiente para verificar el cumplimiento de estas Normas, siempre que la remuneración del Tercero no se pague en efectivo y solo se pague (i) en el país de residencia del Tercero, (ii) en el país en el que se encuentra su sede; (iii) en su país de residencia o (iv) en el país donde tiene lugar la misión.

Los Laboratórios Basi han adoptado y mantienen políticas internas y procedimientos de buenas prácticas con el objetivo de garantizar que su administración central tiene un control adecuado de las relaciones con los Terceros y, en particular, mantiene un registro de los nombres, términos de participación y pagos a los Terceros retenidos por los Laboratórios Basi relacionados con transacciones con organismos públicos y Empresas estatales o privadas. Este registro está disponible para inspección por auditores y autoridades gubernamentales debidamente autorizadas bajo condiciones de confidencialidad.

Los Laboratórios Basi se asegurarán de que cualquier emprendimiento o consorcio del que formen parte tomará medidas para garantizar que sus socios de emprendimiento o consorcio aceptan una política coherente con estas Normas, según proceda en función del emprendimiento o consorcio.

Los Laboratórios Basi tomarán las medidas a su alcance, y legalmente posibles, para asegurar que los contratantes y proveedores cumplen con estas Normas en sus negociaciones en nombre de, o con los Laboratórios Basi, y evitarán negociar con contratantes y proveedores que se sepa o se sospeche razonablemente que pagan sobornos.

Los Laboratórios Basi incluirán en sus contratos con Socios Comerciales una disposición que les permita suspender o terminar la relación unilateralmente si existe un temor, en buena fe, de que un Socio Comercial haya violado una ley anticorrupción aplicable o su Política de Cumplimiento.

Los Laboratórios Basi pueden conducir y condicionar las relaciones comerciales futuras a la debida diligencia sobre la reputación y la capacidad de sus Socios Comerciales expuestos a riesgos de corrupción para cumplir con la ley anticorrupción en sus negocios con los Laboratórios Basi o en su nombre.

Los Laboratórios Basi dirigen sus adquisiciones según las normas comerciales aceptadas y de manera transparente.

Artículo 4 – Contribuciones Políticas y Filantrópicas y Patrocinios

Va en contra de la política de los Laboratórios Basi hacer contribuciones a partidos políticos, funcionarios de partidos y candidatos. Si se considera que las contribuciones políticas son aceptables, deben realizarse según las leyes aplicables y los requisitos de divulgación pública.

Los Laboratórios Basi siguen criterios estrictos de elegibilidad para garantizar que las contribuciones filantrópicas y los patrocinios no se utilizan como un subterfugio para la corrupción. Las contribuciones filantrópicas y los patrocinios siempre serán transparentes, públicos y según la ley aplicable.

Los Laboratórios Basi adoptarán sus propios criterios y procedimientos para garantizar que no se realizan contribuciones filantrópicas y políticas inapropiadas, concretamente revisando las contribuciones a organizaciones en las que están involucradas figuras políticas prominentes, o sus familiares cercanos, amigos y Socios Comerciales.

Artículo 5 – Regalos y Hospitalidad

La oferta o recibimiento de regalos y hospitalidad siempre está sujeto a la aprobación de la administración, con el objetivo de garantizar que dichos acuerdos:

1. cumplen con la ley nacional y los instrumentos internacionales aplicables;

2. se limitan a gastos razonables y en buena fe;

3. no afectan indebidamente ni se pueda considerar que afectan indebidamente la independencia del juicio del receptor con relación al donante;

4. no son contrarios a las disposiciones conocidas del código de conducta del receptor; y

5. no son ofrecidos o recibidos con demasiada frecuencia o en momentos inapropiados.

Artículo 6 – Pagos de Facilitación

Los pagos de facilitación son pequeños pagos informales e impropios que se hacen a un funcionario de bajo escalón para garantizar o acelerar el desempeño de una acción rutinaria o necesaria a la que el pagador del pago de facilitación tiene derecho legalmente. Los pagos de facilitación están prohibidos según la Política de Cumplimiento de los Laboratórios Basi, excepto cuando la salud o la seguridad de los colaboradores de los Laboratórios Basi esté en riesgo. Cuando un pago de facilitación se realiza en tales circunstancias, se explicará fielmente en los libros y registros contables de los Laboratórios Basi.

Artículo 7 – Conflictos de Intereses

Pueden surgir conflictos de intereses cuando los intereses particulares de un individuo o familiares cercanos, amigos o contactos comerciales difieren de los de Laboratórios Basi o de la organización a la que pertenece el individuo. Estas situaciones deben divulgarse y, siempre que sea posible, evitarse porque pueden afectar el juicio de un individuo en el desempeño de sus tareas y responsabilidades.

Los Laboratórios Basi supervisarán cuidadosamente y regularán los conflictos de intereses, reales o potenciales, o su origen, de sus directores, dirigentes, colaboradores y agentes y no deben obtener beneficios de conflictos de intereses de otros.

Los Laboratórios Basi no contratarán a antiguos funcionarios públicos antes de que haya transcurrido un plazo que se considere razonable después de haber dejado su cargo, si su actividad prevista o empleo está directamente relacionado con las funciones desempeñadas o supervisadas durante su permanencia. Los Laboratórios Basi cumplirán, en todo caso, las restricciones impuestas por la legislación nacional.

Artículo 8 – Recursos Humanos

Los Laboratórios Basi realizan sus procedimientos internos para garantizar que:

1. las prácticas de recursos humanos, incluyendo reclutamiento, promoción, formación, evaluación de desempeño, remuneración, reconocimiento y ética comercial en general son coherentes y reflejan esta Política de Cumplimiento;

2. ningún colaborador sufrirá represalias o acciones disciplinarias o discriminatorias por comunicar en buena fe violaciones o sospechas sólidas de violaciones de la política anticorrupción de los Laboratórios Basi o por negarse a involucrarse en corrupción, incluso si dicho rechazo puede resultar en la pérdida de negocios por los Laboratórios Basi;

3. el personal esencial en áreas de alto riesgo de corrupción recibe formación y evaluación regularmente y la rotación de dicho personal se considera aceptable como una medida apropiada, considerando las circunstancias.

Artículo 9 – Finanzas e Contabilidad

Los Laboratórios Basi realizan sus procedimientos internos para garantizar que:

1. todas las transacciones financieras están debidamente identificadas y registradas correcta y razonablemente en los libros adecuados y los registros contables están disponibles para inspección por la Administración u otro organismo con responsabilidad final para la Empresa, así como por auditores;

2. no existen cuentas al margen de la ley o secretas y no se deben emitir documentos que no registren de manera correcta y precisa las transacciones con las que se relacionan;

3. no hay registro de gastos inexistentes o de responsabilidades con identificación incorrecta de sus objetos o transacciones inusuales que no tienen un objetivo genuino y legítimo;

4. pagos en efectivo o pagos en especie son monitorizados para evitar que sean utilizados como sustitutos de los sobornos; solo son autorizados pequeños pagos en efectivo en mano o en países o localizaciones donde no existe un sistema bancario en funcionamiento;

5. ningún documento de contabilidad u otros relevantes son destruidos intencionalmente antes del tiempo previsto por la ley;

6. están en vigor sistemas independientes de auditoría, a través de auditorías internas o externas, desarrollados para descubrir cualquier transacción que viole estas Normas o las normas de contabilidad aplicables y que prevén una acción correctiva adecuada si surge el caso;

7. se cumplen todas las disposiciones de la legislación fiscal nacional y reglamentos, incluyendo aquellas que prohíben la deducción de cualquier forma de pago de soborno del beneficio imponible.

Parte III – Política de Cumplimiento Corporativa

Artículo 10 – Política de Cumplimiento de los Laboratórios Basi

La Política de Cumplimiento de los Laboratórios Basi se basa en los resultados de una evaluación periódica de los riesgos enfrentados en el entorno empresarial de los Laboratórios Basi, adaptada a sus circunstancias específicas y con el objetivo de prevenir y detectar la Corrupción y promover una cultura de integridad en la empresa y con los socios comerciales de los Laboratórios Basi.

La Administración de los Laboratórios Basi apoya expresamente y se compromete con la Política de Cumplimiento de los Laboratórios Basi.

La Política de Cumplimiento de los Laboratórios es obligatoria para todos los directores, dirigentes, colaboradores y Terceros y se aplica a todas sus subsidiarias controladas, nacionales y extranjeras.

La Administración de los Laboratórios Basi designa periódicamente a uno o más altos funcionarios, que reportan periódicamente a la Administración, para supervisar y coordinar la Política de Cumplimiento, para realizar evaluaciones de riesgo periódicas y revisiones independientes de conformidad con esta Política de Cumplimiento y recomendar medidas correctivas o políticas, según sea necesario, además se le garantiza un nivel adecuado de recursos, autoridad e independencia.

La Administración de los Laboratórios Basi incluye en sus procedimientos internos y Código de Conducta las directrices para difundir aún más el comportamiento requerido y prohibido por la Política de Cumplimiento de los Laboratórios Basi.

Los Laboratórios Basi adoptan procedimientos financieros y contables para mantener libros y registros financieros correctos y precisos, para garantizar que no se puedan usar para participar en u ocultar prácticas corruptas, estableciendo y manteniendo sistemas de control y procedimientos de notificación adecuados, incluyendo auditorías independientes.

Los Laboratórios Basi garantizan una comunicación interna y externa eficaz respecto a su Política de Cumplimiento.

Los Laboratórios Basi ofrecen a sus directores, oficiales, colaboradores y Socios Comerciales, según proceda, orientación y formación documentadas sobre identificación de riesgos de corrupción en las transacciones comerciales diarias de la empresa, así como formaciones de liderazgo.

Las competencias de ética empresarial son consideradas en los instrumentos internos que miden el cumplimiento de objetivos, no solo en relación a los indicadores financieros, sino también en relación a la manera como los objetivos se han alcanzado y, específicamente, en relación al acatamiento de la Política de Cumplimiento.

Los Laboratórios Basi han adoptado y difundido un canal adecuado para plantear, con total confidencialidad, inquietudes, buscar asesoramiento o comunicar en buena fe violaciones o sospechas sólidas de violaciones a través de compliance.basi@basi.pt, y se garantiza el deber de comunicar sin temor a represalias o acciones discriminatorias o disciplinarias. La comunicación puede realizarse de manera reconocida o anónima y todos los relatos genuinos deben ser investigados.

Los Laboratórios Basi actuarán al nivel de las violaciones comunicadas o detectadas aplicando acciones correctivas y medidas disciplinarias.