Politique de conformité

Aux fins de la présente politique, le terme « Entreprise » désigne toute personne ou entité engagée dans des activités commerciales et autres activités économiques, qu’elles soient organisées ou non à des fins lucratives, y compris toute entité contrôlée par une subdivision territoriale ou étatique de celle-ci et qu’elle comprend une société mère et ses filiales contrôlées.

Partie I – Règles Anti-corruption

Article 1 - Pratiques Interdites

Les pratiques suivantes sont strictement interdites, à tout moment et sous quelque forme que ce soit, en ce qui concerne :

- un fonctionnaire au niveau local, national ou international,

- un parti politique, un responsable de parti ou un candidat à un poste politique, et

- un administrateur, dirigeant ou employé d’une Entreprise,

si ces pratiques sont directement ou indirectement impliquées, y compris par l’intermédiaire de Tiers :

1. La Corruption est l’offre, la promesse, le don, l’autorisation ou l’acceptation de tout avantage pécuniaire indu ou autre à, par ou pour l’une des personnes énumérées ci-dessus ou pour toute autre personne afin d’obtenir ou de maintenir une entreprise ou tout autre avantage inapproprié, par exemple dans le cadre d’attribution de contrats publics ou privés, d’autorisations réglementaires, de taxes, de procédures douanières, de procédures judiciaires et législatives.

   La corruption comprend souvent (i) le remboursement d’une partie d’un paiement d’un contrat à des représentants du gouvernement ou d’un parti ou à des employés de l’autre partie contractante, à leurs proches parents, amis ou Partenaires Commerciaux ou (ii) l’utilisation d’intermédiaires tels que des agents, des sous-traitants, des consultants ou d’autres Tiers, pour acheminer les paiements aux fonctionnaires du gouvernement ou des partis, ou aux employés de l’autre partie contractante, leurs familles, amis ou Partenaires Commerciaux.

2. L’Extorsion ou la Sollicitation est la demande d’un pot-de-vin, qu’elle soit ou non associée à une menace si la demande est refusée. Les Entreprises s’opposeront à toute tentative d’extorsion ou de sollicitation et sont encouragées à signaler ces tentatives via les mécanismes de déclaration formels ou informels disponibles.

3. Le Trafic d’influence est l’offre ou la sollicitation d’un avantage indu afin d’exercer une influence inappropriée, réelle ou supposée en vue d’obtenir d’un agent public un avantage indu pour l’instigateur initial de l’acte ou pour toute autre personne.

4. Le Blanchiment des pratiques de corruption mentionnées ci-dessus est le fait de dissimuler ou de déguiser l’origine illicite, de la source, de l’emplacement, de la disposition, du mouvement ou de la propriété de biens, sachant que ces biens sont le produit du crime.

Article 2 - Tiers

Les Tiers soumis au contrôle ou à l’influence déterminante de l’entreprise, y compris, mais sans s’y limiter, les agents, les consultants en développement des affaires, les représentants commerciaux, les agents douaniers, les consultants généraux, les revendeurs, les sous-traitants, les franchisés, les avocats, les comptables ou les intermédiaires similaires, agissant pour le compte de l’entreprise dans le cadre du marketing ou des ventes, de la négociation de contrats, de l’obtention de licences, de visas ou d’autres autorisations, ou de toute action bénéficiant à l’entreprise ou en tant que sous-traitants de la chaîne d’approvisionnement ont pour consigne de ne pas s'impliquer ni de tolérer tout acte de corruption. L’Entreprise ne doit pas les utiliser comme un véhicule pour toute pratique de corruption. L’entreprise ne doit les embaucher que dans le cadre de l'organisation régulière des affaires de l’entreprise et ne doit pas leur payer une rémunération plus que suffisante pour leurs services légitimes.

Partie II – Politiques d'Entreprise pour Soutenir la Conformité avec les Règles Anticorruption

Article 3 - Partenaires Commerciaux

Les Partenaires Commerciaux comprennent (i) des Tiers et (ii) des partenaires des coentreprises et des du consortium ainsi que des entrepreneurs et des fournisseurs.

Laboratórios Basi espèrent que toutes les activités menées par nos partenaires commerciaux au nom de Laboratórios Basi soient conformes à nos politiques et nous proposerons, dans chaque cas, un accord écrit informant des nôtres politiques anticorruption et un engagement à ce que le partenaire ne se livrera à aucune pratique de corruption, permettant à Laboratórios Basi de demander un audit des livres et registres comptables du Tiers par un auditeur indépendant pour vérifier le respect de ces Règles, et à condition que la rémunération du Tiers ne soit pas payée en espèces et ne soit versée (i) que dans le pays de domiciliation du Tiers, (ii) dans le pays où se trouve son siège, (iii) dans son pays de résidence ou (iv) dans le pays où la mission est exécutée.

Laboratórios Basi ont adopté et maintien des politiques internes et des procédures de bonnes pratiques afin de s’assurer que son administration centrale exerce un contrôle adéquat sur les relations avec les Tiers et tient en particulier un registre des noms, des conditions d’engagement et des paiements aux Tiers retenus par Laboratórios Basi dans le cadre de transactions avec des organismes publics et des Entreprises publiques ou privées. Ce registre peut être consulté par les auditeurs et par les autorités gouvernementales compétentes dûment autorisées dans des conditions de confidentialité.

Laboratórios Basi s'assurera que toute coentreprise ou consortium dont elle fait partie prenne des mesures pour s’assurer que ses partenaires de coentreprise ou de consortium acceptent une politique conforme aux présentes Règles applicables à l'entreprise ou au consortium.

Laboratórios Basi prennent les mesures en son pouvoir et, dans la mesure du possible, afin de s’assurer que les entrepreneurs et les fournisseurs se conforment à ces Règles dans leurs négociations au nom ou avec Laboratórios Basi, et éviteront de négocier avec des entrepreneurs et des fournisseurs connus ou raisonnablement soupçonnés de verser des pots-de-vin.

Laboratórios Basi inclurent dans ses contrats avec les Partenaires Commerciaux une disposition lui permettant de suspendre ou de mettre fin à la relation, si elle a une préoccupation unilatérale de bonne foi qu’un Partenaire Commercial a agi en violation d’une loi anticorruption applicable ou de sa Politique de Conformité.

Laboratórios Basi peuvent mener et conditionner les futures relations d’affaires à une diligence raisonnable sur la réputation et la capacité de ses Partenaires Commerciaux exposés à des risques de corruption à se conformer à la loi anticorruption dans leurs relations avec ou au nom de Laboratórios Basi.

Laboratórios Basi procèdent à ses achats conformément aux normes commerciales acceptées et de manière transparente.

Article 4 - Contributions Politiques et Caritatives et Parrainages

Il est contraire à la politique de Laboratórios Basi d’apporter des contributions aux partis politiques, aux responsables des partis et aux candidats. Dans le cas où les contributions politiques sont jugées acceptables, elles doivent être faites conformément aux lois applicables et aux exigences de divulgation publique.

Laboratórios Basi suivant des critères d’admissibilité stricts pour s’assurer que les contributions à des œuvres de charité et les parrainages ne sont pas utilisées comme subterfuge pour la corruption. Les contributions caritatives et les parrainages seront toujours transparentes, publiques et conformes à la loi applicable.

Laboratórios Basi adopteront ses propres critères et procédures pour s’assurer que les contributions politiques et caritatives inappropriées ne sont pas versées, c’est-à-dire en examinant les contributions à des organisations dans lesquelles des personnalités politiques de premier plan, ou leurs proches parents, amis et Partenaires Commerciaux sont impliqués.

Article 5 - Cadeaux et Hospitalité

L’offre ou la réception de cadeaux et d’hospitalité est toujours soumise à l’approbation de la direction, afin de garantir que ces accords :

1. se conforment à la législation nationale et aux instruments internationaux applicables ;

2. n’affectent pas de façon inappropriée, ou pourraient être perçus comme affectant indûment, l’indépendance de jugement du bénéficiaire envers le donateur ;

3. ne sont pas contraires aux dispositions connues du code de conduite du destinataire ; et

4. ne sont pas contraires aux dispositions connues du code de conduite du destinataire ; et

5. ne sont ni offerts ni reçus trop fréquemment ou à des moments inappropriés.

Article 6 - Paiements de Facilitation

Les paiements de facilitation sont des petits paiements officieux, indus versés à un fonctionnaire de bas niveau pour assurer ou accélérer l’exécution d’une action de routine ou nécessaire à laquelle le payeur du paiement de facilitation a légalement droit. Les paiements de facilitation sont interdits en vertu de la Politique de Conformité de Laboratórios Basi, sauf lorsque la santé ou la sécurité des employés de Laboratórios Basi sont en danger. Lorsqu’un paiement de facilitation est effectué dans de telles circonstances, il sera comptabilisé avec précision dans les livres et les registres comptables de Laboratórios Basi.

Article 7 - Conflits d’Intérêts

Des conflits d’intérêts peuvent survenir lorsque les intérêts privés d’une personne ou de ses proches parents, ses amis ou ses contacts commerciaux diffèrent de ceux de Laboratórios Basi ou de l’organisation à laquelle la personne appartient. Ces situations devraient être divulguées et, dans la mesure du possible, évitées parce qu’elles peuvent avoir une incidence sur le jugement d’une personne dans l’exécution de ses fonctions et responsabilités.

Laboratórios Basi surveilleront et réglementeront de près les conflits d’intérêts, réels ou potentiels, ou leur apparence, de leurs administrateurs, dirigeants, employés et agents et ne devrait pas tirer parti des conflits d’intérêts d’autrui.

Laboratórios Basi n’embaucheront pas d’anciens fonctionnaires publics avant qu’un délai raisonnable ne se soit écoulé après leur départ de leur poste, si leur activité ou leur emploi envisagé concerne directement les fonctions tenues ou supervisées pendant leur mandat. Laboratórios Basi respecteront dans tous les cas les restrictions imposées par la législation nationale.

Article 8 - Ressources Humaines

Laboratórios Basi mènent ses procédures internes afin de s’assurer que :

1. les pratiques en matière de ressources humaines, y compris le recrutement, la promotion, la formation, l’évaluation des performances, la rémunération, la reconnaissance et l’éthique commerciale en général sont cohérentes et reflètent cette Politique de Conformité ;

2. aucun employé ne subira de représailles ou de mesures discriminatoires ou disciplinaires pour avoir signalé de bonne foi des violations ou des soupçons solides de violations de la politique anticorruption de Laboratórios Basi ou pour avoir refusé de se livrer à la corruption, même si un tel refus peut entraîner la perte de contrats de Laboratórios Basi;

3. le personnel clé dans les areas exposé à un risque élevé de corruption est formé et régulièrement évalué et la rotation de ce personnel est considérée comme une mesure appropriée, compte tenu des circonstances.

Article 9 - Finance et Comptabilité

Laboratórios Basi mènent ses procédures internes afin de s’assurer que :

1. toutes les transactions financières sont bien identifiées et correctement et raisonnablement enregistrées dans les livres appropriés et les registres comptables sont disponibles pour inspection par leur Conseil d’Administration ou tout autre organisme ayant la responsabilité ultime de l’Entreprise, ainsi que par les auditeurs ;

2. il n’y a pas de comptes « hors livres » ou secrets et aucun document ne peut être délivré qui n’enregistre pas de façon correcte et exacte les transactions auxquelles ils se rapportent ;

3. il n’y a pas d’enregistrement des dépenses inexistantes ou des passifs ayant une identification incorrecte de leurs objets ou de transactions inhabituelles qui n’ont pas d’objet véritable et légitime ;

4. les paiements en espèces ou en nature sont contrôlés afin d’éviter qu’ils ne soient utilisés comme substituts de pots-de-vin ; seuls les petits paiements en espèces effectués à partir de la petite caisse ou dans des pays ou des endroits où il n'y a pas de système bancaire opérationnel sont autorisés ;

5. aucune document comptable ou autre document pertinent n’est intentionnellement détruit avant le terme prévu par la loi ;

6. des systèmes d’audit indépendants sont en place, effectués par des auditeurs internes ou externes, visant à mettre en évidence toute transaction qui contrevient aux présentes Règles ou aux règles comptables applicables et qui prévoient des mesures correctives appropriées si le cas se présente ;

7. toutes les dispositions des lois et réglementations fiscales nationales sont respectées, y compris celles interdisant la déduction de toute forme de paiement de pots-de-vin à partir du revenu imposable.

Parte III - Politique de Conformité de l’Entreprise

Article 10 - Politique de Conformité de Laboratórios Basi

La politique de conformité de Laboratórios Basi est basée sur les résultats d’une évaluation périodique des risques rencontrés dans l’environnement professionnel de Laboratórios Basi, adaptée aux circonstances particulières de Laboratórios Basi et dans le but est de prévenir et de détecter la Corruption et de promouvoir une culture d’intégrité dans l’entreprise et avec les partenaires commerciaux de Laboratórios Basi.

La Direction de Laboratórios Basi soutient et s’engage expressément dans le respect de la politique de conformité de Laboratórios Basi.

La Politique de Conformité de Laboratórios Basi est obligatoire pour tous les administrateurs, dirigeants, employés et Tiers et est applicable à toutes les filiales contrôlées, nationales et étrangères.

La Direction de Laboratórios Basi nomme périodiquement un ou plusieurs cadres supérieurs, qui feront périodiquement des rapports à la Direction pour superviser et coordonner la Politique de Conformité, afin d’effectuer des évaluations périodiques des risques et des examens indépendants de la conformité à cette Politique de Conformité et afin de recommander des mesures correctives ou politiques, au besoin, et lui accorde un niveau adéquat de ressources, d’autorité et d’indépendance.

La Direction de Laboratórios Basi inclut dans ses procédures internes et son Code de Conduite les lignes directrices pour faire connaître davantage le comportement requis et interdit par la Politique de Conformité de Laboratórios Basi.

Laboratórios Basi adoptant des procédures financières et comptables pour la tenue de livres et de registres comptables corrects et exacts, afin de s’assurer qu’ils ne peuvent pas être utilisés dans le but de se livrer ou de cacher des pratiques de corruption, d’établir et de maintenir des systèmes de contrôle et des procédures de notification adéquats, y compris des audits indépendants.

Laboratórios Basi assurent une communication interne et externe efficace en ce qui concerne sa Politique de Conformité.

Laboratórios Basi fournit à ses administrateurs, dirigeants, employés et Partenaires Commerciaux, le cas échéant, des conseils et une formation documentée sur l’identification des risques de corruption dans les transactions commerciales quotidiennes de l’entreprise ainsi qu’une formation en leadership.

Les compétences en éthique des affaires sont prises en compte dans les instruments internes mesurant l’atteinte des objectifs, non seulement par rapport aux indicateurs financiers, mais aussi par rapport à la façon dont les objectifs ont été atteints et plus particulièrement contre le respect de la Politique de Conformité.

Laboratórios Basi ont adopté et rendu public un canal approprié pour soulever, en toute confidentialité, des préoccupations, demander conseil ou signaler de bonne foi des violations établies ou présumées par l’intermédiaire de compliance.basi@basi.pt, et l’obligation de faire rapport est assurée sans crainte de représailles ou de mesures discriminatoires ou disciplinaires. Les rapports peuvent être faits de manière publique ou anonyme et tous les rapports de bonne foi devraient faire l’objet d’une enquête.

Laboratórios Basi agiront sur les violations signalées ou détectées en prenant les mesures correctives et disciplinaires appropriées.