Política de compliance

Para os efeitos da presente política, o termo “Empresa” refere-se a qualquer pessoa ou entidade envolvida em atividades comerciais e outras económicas, quer fins lucrativos ou não, incluindo qualquer entidade controlada por uma subdivisão territorial ou estatal da mesma e inclui uma empresa mãe e as suas subsidiárias controladas.

Parte I – Regras Anticorrupção

Artigo 1 – Práticas Proibidas

As seguintes práticas são estritamente proibidas, a qualquer momento e sob qualquer forma, relativamente a:

– um funcionário público a nível local, nacional ou internacional,

– um partido político, um funcionário do partido ou um candidato a um cargo político, e

– um diretor, responsável ou colaborador de uma Empresa,

caso estas práticas estejam envolvidas direta ou indiretamente, inclusive por meio de Terceiros:

1. Suborno é a doação, promessa, oferta, autorização ou aceitação de qualquer vantagem pecuniária indevida ou outra a, por ou para qualquer uma das pessoas acima listadas ou por qualquer outra pessoa com o intuito de obter ou manter um negócio ou outra vantagem indevida, por ex., relacionada com adjudicações de contratos de fornecimentos públicos ou privados, autorizações regulamentares, impostos, alfândega, procedimentos judiciais e legislativos.

   O suborno muitas vezes inclui (i) devolver uma parte do pagamento de um contrato aos funcionários públicos ou do partido ou a colaboradores da outra parte contratante, seus familiares próximos, amigos ou Parceiros Comerciais ou (ii) utilizando intermediários como agentes, subcontratados, consultores ou outros Terceiros, para canalizar pagamentos para funcionários públicos ou dos partidos, ou para colaboradores da outra parte contratante, seus familiares, amigos ou Parceiros Comerciais.

2. Extorsão ou Solicitação é a exigência de um suborno, aliada ou não a uma ameaça se o pedido for recusado. As Empresas irão opor-se a qualquer tentativa de extorsão ou solicitação e são encorajadas a comunicar essas tentativas através dos mecanismos de notificação formais ou informais disponíveis.

3. Tráfico de influências Tráfico de influências é a oferta ou solicitação de uma vantagem indevida com o intuito de exercer uma influência inadequada, real ou suposta com o objetivo de obter de um funcionário público uma vantagem indevida para o instigador original do ato ou para qualquer outra pessoa.

4. Branqueamento das práticas de corrupção mencionadas acima é ocultar ou disfarçar a origem ilícita, a fonte, a localização, a disposição, o movimento ou a posse da propriedade, sabendo que tal propriedade deriva de um crime.

Artigo 2 – Terceiros

Terceiros sujeitos ao controlo ou que determinem a influência da empresa, incluindo mas não limitado a agentes, business development consultants, representantes comerciais, agentes aduaneiros, consultores gerais, revendedores, subcontratados, franchisados, advogados, contabilistas ou intermediários semelhantes, atuando em nome da empresa no contexto de marketing ou vendas, negociação de contratos, obtenção de licenças, vistos ou outras autorizações, ou quaisquer ações que beneficiem a empresa ou como subcontratados na cadeira de fornecimento são instruídos a não se envolverem nem toleraram qualquer ato de corrupção. A empresa não os deve utilizar como veículo para qualquer prática de corrupção. A empresa deve contratá-los apenas conforme adequado para a organização regular do negócio da Empresa e não deve pagar-lhes mais do que uma remuneração adequada pelos seus serviços legítimos.

Parte II – Políticas Corporativas para Apoiar a Compliance com as Regras Anticorrupção

Artigo 3 – Parceiros Comerciais

Os Parceiros Comerciais incluem (i) Terceiros e (ii) parceiros de empreendimentos e consórcios bem como contratantes e fornecedores.

Os Laboratórios Basi esperam que todas as atividades levadas a cabo pelos nossos parceiros comerciais em nosso nome estejam em conformidade com as nossas políticas e iremos, em cada caso, propor um acordo escrito informando sobre as nossas políticas anticorrupção e um compromisso em como o parceiro não se irá envolver em nenhuma prática corrupta, permitindo aos Laboratórios Basi solicitar uma auditoria aos livros e aos registos contabilísticos do Terceiro por um auditor independente para verificar a conformidade com estas Regras, desde que a remuneração do Terceiro não seja paga em dinheiro e apenas seja paga (i) no país de domicilio do Terceiro, (ii) no país em que está localizada a sua sede; (iii) no seu país de residência ou (iv) no país em que a missão tem lugar.

Os Laboratórios Basi adotaram e mantêm políticas internas e procedimentos de boas práticas com o intuito de garantir que a sua administração central tem um controlo adequado das relações com os Terceiros e em especial mantêm um registo dos nomes, termos do envolvimento e pagamentos aos Terceiros retidos pelos Laboratórios Basi relacionados com as transações com organismos públicos e Empresas estatais ou privadas. Este registo está disponível para inspeção por auditores e por autoridades governamentais devidamente autorizadas ao abrigo de condições de confidencialidade.

Os Laboratórios Basi irão certificar-se que qualquer empreendimento ou consórcio do qual façam parte irá tomar medidas para garantir que os seus parceiros de empreendimento ou consórcio aceitam uma política consistente com estas Regras conforme aplicável ao empreendimento ou ao consórcio.

Os Laboratórios Basi tomarão medidas ao seu alcance, e legalmente possíveis, para garantir que os contratantes e os fornecedores cumprem com estas Regras nas suas negociações em nome de, ou com os Laboratórios Basi, e irão evitar negociar com contratantes e fornecedores que se saiba ou que se suspeite razoavelmente que pagam subornos.

Os Laboratórios Basi irão incluir nos seus contratos com Parceiros Comerciais uma disposição que lhes permita suspender ou cessar a relação unilateralmente, caso haja receio, de boa-fé, que um Parceiro Comercial tenha violado uma lei anticorrupção aplicável ou a sua Política de Compliance.

Os Laboratórios Basi podem conduzir e condicionar relações comerciais futuras à devida diligência adequada sobre a reputação e a capacidade dos seus Parceiros Comerciais expostos a riscos de corrupção para cumprirem com a lei anticorrupção nos seus negócios com ou em nome dos Laboratórios Basi.

Os Laboratórios Basi conduzem as suas aquisições de acordo com as normas comerciais aceites e de forma transparente.

Artigo 4 – Contribuições Políticas e Filantrópicas e Patrocínios

É contra a política dos Laboratórios Basi fazer contribuições para partidos políticos, funcionários de partidos e candidatos. Caso as contribuições políticas sejam consideradas aceitáveis, estas devem ser feitas de acordo com as leis aplicáveis e requisitos de divulgação pública.

Os Laboratórios Basi seguem critérios de elegibilidade rigorosos para garantir que as contribuições filantrópicas e os patrocínios não são utilizados como um subterfúgio para a corrupção. As contribuições filantrópicas e os patrocínios serão sempre transparentes, públicos e de acordo com a lei aplicável.

Os Laboratórios Basi irão adotar os seus próprios critérios e procedimentos para garantir que não são feitas contribuições filantrópicas e políticas impróprias, nomeadamente revendo contribuições para organizações em que estão envolvidas figuras políticas prominentes, ou os seus familiares próximos, amigos e Parceiros Comerciais.

Artigo 5 – Presentes e Acolhimento

A oferta ou o recebimento de presentes e acolhimento está sempre sujeito a aprovação da administração, com o intuito de garantir que tais acordos:

1. cumprem com a lei nacional e com os instrumentos internacionais aplicáveis;

2. são limitados a despesas razoáveis e de boa-fé;

3. não afetam indevidamente ou possam ser vistos como afetando indevidamente a independência do julgamento do recetor relativamente ao dador;

4. não são contrários às disposições conhecidas do código de conduta do recetor; e

5. não são oferecidos ou recebidos demasiado frequentemente ou em alturas inadequadas.

Artigo 6 – Pagamentos Facilitadores

Os pagamentos facilitadores são pequenos pagamentos informais, impróprios feitos a um funcionário de baixo escalão para garantir ou agilizar a realização de uma ação de rotina ou necessária à qual o pagador do pagamento facilitador tem legalmente direito. Os pagamentos facilitadores estão proibidos ao abrigo da Política de Compliance dos Laboratórios Basi, exceto quando a saúde ou segurança dos colaboradores dos Laboratórios Basi esteja em risco. Quando um pagamento facilitador é feito ao abrigo de tais circunstâncias, este será fielmente explicado nos livros e nos registos contabilísticos dos Laboratórios Basi.

Artigo 7 – Conflitos de Interesses

Podem surgir conflitos de interesses quando os interesses particulares de um indivíduo ou dos seus familiares próximos, amigos ou contactos comerciais divergem dos dos Laboratórios Basi ou da organização à qual o indivíduo pertence. Estas situações devem ser divulgadas e, sempre que possível, evitadas porque podem afetar o julgamento de um indivíduo no desempenho das suas tarefas e responsabilidades.

Os Laboratórios Basi irão monitorizar cuidadosamente e regular conflitos de interesses, reais ou potenciais, ou o seu aparecimento, dos seus diretores, dirigentes, colaboradores e agentes e não devem tirar partido de conflitos de interesses de outros.

Os Laboratórios Basi não irão contratar antigos funcionários públicos antes de decorrido um período considerado razoável após estes terem abandonado o seu cargo, se a sua atividade prevista ou emprego se relacionar diretamente com as funções realizadas ou supervisionadas durante a sua permanência. Os Laboratórios Basi irão, em qualquer caso, cumprir com as restrições impostas pela legislação nacional.

Artigo 8 – Recursos Humanos

Os Laboratórios Basi realizam os seus procedimentos internos para garantir que:

1. as práticas de recursos humanos, incluindo recrutamento, promoção, formação, avaliação de desempenho, remuneração, reconhecimento e ética comercial em geral são coerentes e refletem esta Política de Compliance;

2. nenhum colaborador irá sofrer retaliação ou ação disciplinar ou discriminatória por comunicar em boa-fé violações ou suspeitas sólidas de violações à política anticorrupção dos Laboratórios Basi ou por se recusar a envolver em corrupção, mesmo que tal recusa possa resultar na perda de negócios por parte dos Laboratórios Basi;

3. o pessoal chave em áreas sujeito a um elevado risco de corrupção é formado e avaliado regularmente e a rotação de tal pessoal é considerada aceitável como medida adequada, considerando as circunstâncias.

Artigo 9 – Finanças e Contabilidade

Os Laboratórios Basi realizam os seus procedimentos internos para garantir que:

1. todas as transações financeiras são adequadamente identificadas e correta e razoavelmente registadas nos livros apropriados e os registos contabilísticos estão disponíveis para inspeção pela sua Administração ou outro organismo com responsabilidade final pela Empresa, assim como por auditores;

2. não existem contas à margem da lei ou secretas e não devem ser emitidos documentos que não registem de forma correta e precisa as transações com as quais se relacionam;

3. não existe registo de despesas não existentes ou de responsabilidades com identificação incorreta dos seus objetos ou de transações não habituais que não tenham um objetivo genuíno, legitimo;

4. pagamentos em dinheiro ou pagamentos em espécie são monitorizados para evitar que sejam utilizados como substitutos para subornos; apenas são autorizados pequenos pagamentos em dinheiro de caixa ou em países ou localizações em que não exista nenhum sistema bancário em funcionamento;

5. nenhuns documentos de contabilidade ou outros relevantes devem ser intencionalmente destruídos antes do tempo previsto por lei;

6. estão em vigor sistemas independentes de auditoria, quer através de auditorias internas quer externas, desenvolvidos para relevar quaisquer transações que violem estas Regras ou regras contabilísticas aplicáveis e que preveem uma ação corretiva adequada se o caso surgir;

7. cumprem-se com todas as disposições da legislação fiscal nacional e regulamentos, incluindo aqueles que proíbem a dedução de qualquer forma de pagamento de suborno do lucro tributável.

Parte III – Política de Compliance Corporativa

Artigo 10 – Política de Compliance dos Laboratórios Basi

A Política de Compliance dos Laboratórios Basi baseia-se nos resultados de uma avaliação realizada periodicamente dos riscos enfrentados no ambiente empresarial dos Laboratórios Basi, adaptado às suas circunstâncias específicas e com o objetivo de prevenir e detetar Corrupção e promover uma cultura de integridade na empresa e com os parceiros comerciais dos Laboratórios Basi.

A Administração dos Laboratórios Basi apoia expressamente e está comprometida com a Política de Compliance dos Laboratórios Basi.

A Política de Compliance dos Laboratórios Basi é obrigatória para todos os diretores, dirigentes, colaboradores e Terceiros e aplica-se a todas as suas subsidiárias controladas, nacionais e estrangeiras.

A Administração dos Laboratórios Basi nomeia periodicamente um ou mais oficiais superiores, que respondem periodicamente à Administração para supervisionar e coordenar a Política de Compliance, para realizar avaliações de risco periódicas e revisões independentes da conformidade com esta Política de Compliance e para recomendar medidas corretivas ou políticas, conforme necessário, e é-lhe garantido um nível de recursos adequados, autoridade e independência.

A Administração dos Laboratórios Basi inclui nos seus procedimentos internos e Código de Conduta as normas orientadoras para divulgar ainda mais o comportamento requerido e proibido pela Política de Compliance dos Laboratórios Basi.

Os Laboratórios Basi adotam procedimentos financeiros e contabilísticos para a manutenção de livros e registos financeiros corretos e precisos, para garantir que estes não podem ser utilizados com o objetivo de se envolver em ou ocultarem práticas de corrupção, estabelecendo e mantendo sistemas adequados de controlo e procedimentos de notificação, incluindo auditorias independentes.

Os Laboratórios Basi garantem uma comunicação eficaz interna e externa relativamente à sua Política de Compliance.

Os Laboratórios Basi disponibilizam aos seus diretores, oficiais, colaboradores e Parceiros Comerciais, conforme adequado, orientação e formação documentada na identificação de riscos de corrupção nas transações comerciais diárias da empresa assim como formações de liderança.

As competências de ética empresarial são consideradas nos instrumentos internos que medem o cumprimento de metas, não apenas em relação aos indicadores financeiros, mas também em relação à forma como as metas foram atingidas e, especificamente, em relação ao cumprimento da Política de Compliance.

Os Laboratórios Basi adotaram e divulgaram um canal adequado para levantar, com total confidencialidade, preocupações, procurar aconselhamento ou comunicar em boa-fé violações ou suspeitas sólidas de violações através de compliance.basi@basi.pt, e o dever de comunicar é garantido sem medo de retaliação ou de ação discriminatória ou disciplinar. A comunicação poderá ser feita de forma reconhecida ou anónima e todos os relatos genuínos devem ser investigados.

Os Laboratórios Basi irão agir ao nível das violações comunicadas ou detetadas levando a cabo ações corretivas e medidas disciplinares.